5 razones por las que Excel está matando a su negocio

¿A quién no le gusta una buena hoja de cálculo? Excel es omnipresente en las oficinas por varias razones: las hojas de cálculo son fáciles de usar, fáciles de aprender y económicas en comparación con el software dedicado.

Pero también introducen una serie de problemas que ponen a su organización en grave peligro. Y si usted está ejecutando un arranque o una pequeña empresa, algunas de estas trampas podría deletrear el final de su negocio.

Aquí hay cinco razones de Excel podría estar matando a su negocio. Si está adminstrando su empresa en hojas de cálculo, es posible que desee reconsiderar.

Recaudación de ingresos

Los clientes potenciales y los clientes son el alma de su negocio y cada peso en su cuenta de ingresos, especialmente si usted está luchando para salir del suelo o mantener las puertas abiertas. Es cierto que el seguimiento de las interacciones con los clientes en las hojas de cálculo es un proceso bastante simple para una o dos personas, pero ¿qué sucede cuando contrata a su primer representante de ventas dedicado? O sus primeros 10 representantes de ventas? El seguimiento de clientes a través de Excel puede convertirse en locura rápidamente.

No sólo es determinar quién está trabajando lo que lleva cuando todo, pero imposible, pero inexacta o incompleta Excel seguimiento de la interacción significa que las perspectivas calientes a veces caen a través de las grietas. Si eso no te asusta, no sé qué haría.

Errores en abundancia

Cuando está operando una pequeña empresa, es mejor que entienda el estado preciso de su negocio. Unos pocos pesos adicionales aquí o allí podrían hacer la diferencia entre doblar en una nueva estrategia o inversión, o retroceder por completo y mantenerse aferrado a su dinero.

Lástima que la precisión no es exactamente el punto fuerte de Excel. Un estudio de la Universidad de Hawai encontró que el 88% de las hojas de cálculo contienen algún tipo de error. Con esto en mente, hacer las finanzas en Excel realmente podría costar dinero en el largo plazo.

Compartiendo problemas

¿Te parece conocido este nombre de archivo?

Customer_contact_sheet_AB_YN_OP_DW_gh_final_8.31.15_final2_FINAL.xls

Tal es la naturaleza de compartir hojas de cálculo. Debido a que las personas no pueden realizar actualizaciones en vivo en la misma hoja de cálculo, el documento debe pasar de un miembro del equipo al siguiente, al siguiente ... al siguiente. Después de cada persona actualiza el documento maestro (y vamos a orar que lo hicieron bien), pasan el bastón a lo largo. Es un proceso lento por decir lo menos, así que si estás esperando que el archivo regrese a ti para informar sobre los resultados o tomar una decisión crucial, esperemos que tu tarea no sea sensible al tiempo.

Y esto supone que cada persona llena y guarda la hoja de cálculo correctamente. La omisión de guardar el documento en una carpeta compartida puede dar lugar a varias versiones en conflicto. Buena suerte para averiguar qué es lo correcto.

Problemas de Adopción

Si los dueños de negocios luchan para que sus vendedores y otros empleados ingresen datos en un CRM (que presumiblemente tiene algún nivel de automatización), van a experimentar los mismos problemas (quizás incluso ampliados) con hojas de cálculo. Y si sus empleados no están utilizando hojas de cálculo, ¿cómo sabrá lo que está pasando en su negocio? El pronóstico de visibilidad parece casi opaco.

Temas de seguridad

No todos los datos son adecuados para todos los usuarios de su empresa. Por ejemplo, la información de recursos humanos, tales como las tasas de compensación, los números de seguridad social y las direcciones de los hogares, no deben ser accesibles para cualquier empleado. No sólo la seguridad defectuosa poner a sus empleados en riesgo, también pone su negocio en peligro de una demanda o pena.

¿Cuál es la respuesta de Excel a la seguridad de la hoja de cálculo? Protección de contraseña de acceso. En otras palabras, las personas pueden ver toda la hoja de cálculo, o están bloqueadas por completo. Sobra decir que esto no es ideal en situaciones donde los usuarios requieren diferentes grados de acceso que caen entre ser al tanto de todo y nada.

Además, debido a que la seguridad no está conectada a las cuentas (Excel no tiene forma de saber quién está accediendo a una hoja de cálculo), lo único que necesita es una contraseña para caer en las manos equivocadas para que sus datos sean hackeados o robados. Los labios sueltos hunden barcos, así que espero que sus empleados sean dignos de confianza.

Como puede ver, Excel es cualquier cosa menos un ahorro de tiempo o dinero. Las hojas de cálculo pueden hacer un negocio más daño que valen sin que usted lo sepa.

Pero la tecnología dedicada no siempre es costosa. Hay un montón de finanzas ligeras, recursos humanos, gestión de contactos y aplicaciones de ventas disponibles hoy específicamente construido para las necesidades de las pequeñas empresas y el presupuesto.

Si busca implementar un sistema que le permita manejar su negocio fácilmente póngase en contacto con nosotros info@itadmin.com.mx

7 beneficios del software de código abierto para pequeñas empresas